Wie du deine Kommunikation bei der Arbeit im Homeoffice verbesserst

Nur wenige Dinge haben einen größeren Einfluss auf die Arbeitsplatzkultur, die Produktivität und die Arbeitsmoral als Kommunikation.

Warum eine effektive Kommunikation so wichtig ist

Der Aufbau guter Kommunikationsfähigkeiten hat tiefgreifende kurz- und langfristige Vorteile für dich und dein Unternehmen. Wer gut kommuniziert, kann sich und sein Team motivieren, mehr zu leisten, bessere Ergebnisse zu erzielen und weniger Missverständnisse zu verursachen. Und wer wünscht sich nicht weniger Missverständnisse?

All diese Dinge können zum Erfolg des Unternehmens beitragen – und zu deinem persönlichen Erfolg.

Werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Arten der Kommunikation, warum Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz so wichtig sind (für dein Unternehmen und deine eigene Karriere), und auf Strategien zur Entwicklung besserer Fähigkeiten.

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7 gängige Arten der Kommunikation am Arbeitsplatz

Nicht jede Kommunikation am Arbeitsplatz ist gleich. Wir alle haben schon einmal in einem langweiligen, langwierigen Meeting gesessen und gedacht: „Das hätte eine E-Mail sein sollen.“

Je nachdem, welche Art von Informationen vermittelt werden sollen, kann die Art und Weise, wie sie ankommen, verbessert – oder beeinträchtigt – werden. Ein effektiver Kommunikator entwickelt je nach Art der Kommunikation unterschiedliche Fähigkeiten und Werkzeuge.

Kommunikation nach oben

Führungskräfte (und Teammitglieder) müssen oft mit ihrem eigenen Vorgesetzten und mit anderen Führungskräften kommunizieren, die nicht zu ihrer direkten Befehlskette gehören. Dies kann in Form von Memos/E-Mails, Berichten oder einem Platz in einer ständigen Sitzung geschehen. Unabhängig vom Format sollten diese Arten der Kommunikation als eher formell angesehen werden.

Kommunikation als Führungskraft

Führungskräfte kommunizieren oft nur in eine Richtung mit ihren Teams. Das Ziel kann sein, zu informieren oder auf den neuesten Stand zu bringen, z. B. ein Memo über eine neue Unternehmenspolitik oder eine Richtungsänderung.

Führungskräfte kommunizieren auch oft, um zu überzeugen, zu ermutigen und zum Engagement anzuregen. Sie kommunizieren oft mehr durch Geschichten als durch Daten.

Aktualisierungen

Da sie von Natur aus kurz sind, reichen Aktualisierungen oft nicht für eine gute Kommunikation aus. Verwende einen visuellen Tracker oder ein Dashboard, um die Last zu tragen, und hebe dir deinen mündlichen oder schriftlichen Kommentar auf, um die Aufmerksamkeit der Zuhörer/innen auf das Wichtigste zu lenken – in der Regel auf das, was von ihnen Maßnahmen oder weitere Beteiligung erfordert.

Dazu können Überraschungen, Hindernisse und potenzielle Risiken ebenso gehören wie Erfolge.

Präsentationen

Diesen formellen Kommunikationsveranstaltungen wird aus gutem Grund die meiste Aufmerksamkeit zuteil. Sie richten sich in der Regel an ein größeres Publikum, bei dem mehr auf dem Spiel steht und dessen Ziele darin bestehen, zu informieren, zu beeinflussen und zu überzeugen. Außerdem haben viele Menschen Angst davor, in der Öffentlichkeit zu sprechen, und dank TED und anderen Serien erwarten wir nicht nur Erkenntnisse, sondern auch Unterhaltung.

Meetings

Meetings, ob groß oder klein, sind ein wichtiger Teil der Kommunikation am Arbeitsplatz. Sie sind auch eine der am wenigsten verstandenen und am meisten überstrapazierten Arten der Kommunikation.

Effektive Meetings schaffen Synergien zwischen den Teams und vermitteln schnell Informationen, die in einem anderen Format (z. B. E-Mail) leicht missverstanden werden könnten. Die besten Meetings zeichnen sich durch ein hohes Maß an Zusammenarbeit aus und hinterlassen die Teilnehmer/innen mit einem Gefühl der Energie, nicht der Erschöpfung.

Kundenkommunikation

Die Kommunikation mit den Kunden kann die gesamte oben beschriebene Bandbreite abdecken: von einmalig bis häufig, persönlich, virtuell, mündlich oder schriftlich, formell oder ad hoc. Im Allgemeinen gelten alle Überlegungen, die für die Kommunikation mit den Beschäftigten gelten, auch für die Kommunikation mit den Kunden.

Überlege und plane deine Botschaften so, dass sie dem Kunden das bieten, was er braucht, und zwar auf die Art und Weise, die er bevorzugt, und dass sie einen positiven Eindruck von dem Unternehmen und dem Produkt hinterlassen.

Informelle Interaktionen

Zur informellen Kommunikation gehören die E-Mails und Chats, die du den ganzen Tag über führst: Anfragen stellen, um Informationen bitten, auf Anfragen antworten und Unterstützung und Anleitung geben oder erhalten.

Diese informelle Kommunikation dient nicht nur dazu, die Arbeit des Unternehmens voranzubringen, sondern auch dazu, soziale Beziehungen zu knüpfen, eine Kultur aufzubauen, Vertrauen zu schaffen und eine gemeinsame Basis zu finden.

Wenn du dich nur auf das primäre Ziel einer bestimmten Interaktion konzentrierst, kann es zu unerklärlichen Missverständnissen kommen und du verpasst Chancen.

Wie dein Unternehmen von besserer Kommunikation profitiert

Wenn die Beschäftigten direkt in die Arbeitsprodukte und Initiativen einbezogen werden, fördert dies das Gefühl der Verantwortung für die Zukunft des Unternehmens. Das bringt sie auch dazu, sich für die Verbesserung der Rentabilität, der Kundenzufriedenheit und der Marke des Unternehmens einzusetzen.

Beschäftigte, die sich persönlich mit der Mission des Unternehmens verbunden fühlen, kümmern sich eher um andere Details, z. B. ob die Marke einen guten Ruf als Arbeitsplatz hat, was sich langfristig auf deine Fähigkeit auswirken kann, die besten Talente anzuziehen und zu halten.

Werfen wir einen Blick darauf, wie sich die Verbesserung deiner Kommunikationsfähigkeiten auf dein Unternehmen auswirkt – und zwar direkt auf das Endergebnis.

? Wenn die Beschäftigten direkt in die Arbeitsprodukte und -initiativen einbezogen werden, fördert dies das Gefühl der Verantwortung für die Zukunft des Unternehmens.

9 Gründe an deinen Kommunikationsfähigkeiten zu arbeiten

Besseres Engagement

Bessere Kommunikation führt zu einem höheren Engagement der Mitarbeiter/innen, das eine wichtige Kennzahl für die Produktivität und potenzielle Mitarbeiterbindung ist.

Sie unterstreicht, dass deine Mitarbeiter/innen wichtige Beiträge leisten und dass das Unternehmen ihre einzigartigen Fähigkeiten und Erfahrungen schätzt. Mit anderen Worten: Ihr Beitrag – und ihr Input – macht wirklich einen Unterschied.

Gesteigerte Arbeitsmoral

Unzufriedene Teammitglieder nehmen sich mehr Zeit für die Arbeit, sind weniger produktiv, wenn sie im Büro sind, und wirken sich oft negativ auf die Produktivität der anderen Mitarbeiter/innen aus, wenn sie anwesend sind. Wenn ein/e Mitarbeiter/in jedoch weiß, was er/sie zu tun hat und wie diese Arbeit mit dem Gesamterfolg des Teams zusammenhängt, bringt er/sie mehr Energie und Stolz in seine/ihre Arbeit ein.

Die Ideen fließen leichter, der Enthusiasmus nimmt zu und die Qualität der Arbeit steigt dramatisch an. Effektive Kommunikation durch Führungskräfte und unter den Teammitgliedern fördert ebenfalls den Fluss neuer Ideen.

Verbesserte Produktivität

Bessere Kommunikationstechniken helfen den Beschäftigten, ihre Aufgaben besser zu verstehen, was wiederum zu weniger Hektik und Fehlern führt und den Beschäftigten hilft, die ihnen zugewiesenen Aufgaben besser zu erfüllen. Durch diese Techniken können Ressourcen und Zeit gespart werden, wodurch mehr Arbeit erledigt und Stress reduziert wird.

Weniger Zweideutigkeit

Nur wenige Dinge verursachen mehr Frustration und Unruhe am Arbeitsplatz, als wenn die Beschäftigten nicht wissen, was von ihnen erwartet wird. Noch schlimmer ist es, die zugewiesenen Rollen nicht klar zu verstehen – und dafür zu sorgen, dass die anderen Teammitglieder das auch verstehen.

Nicht zu wissen, wer die Verantwortung trägt, kann zu Verwirrung führen, was oft dazu führt, dass Arbeit aufgrund unklarer Erwartungen nachgeholt werden muss.

Geringere Abwanderung

Vom Kundenbetreuer bis hin zu den leitenden technischen Angestellten: Erfahrung bedeutet einen Mehrwert für die Kunden und für das Unternehmen. Und kein Unternehmen möchte die enormen Kosten für die Anwerbung und Ausbildung guter Mitarbeiter/innen verschwenden, wenn diese schnell wieder gehen.

Als Schlüsselfaktor für das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen schafft Kommunikation einen Mehrwert für das Unternehmen, indem sie die Fluktuation qualifizierter und erfahrener Mitarbeiter/innen verringert.

Größere Loyalität

Wenn du diese Mitarbeiter/innen über viele Jahre hinweg an das Unternehmen bindest, kann sich das positiv auf das Ergebnis auswirken. Viele Jobs erfordern jahrelange Erfahrung, bevor ein Mitarbeiter über genügend Fachwissen verfügt, um Innovationen voranzutreiben, kritische Probleme zu lösen und andere zu führen.

Die Loyalität eines Mitarbeiters gegenüber dem Unternehmen hängt davon ab, wie er sich als Individuum behandelt und wertgeschätzt fühlt. Du willst nicht, dass diese Schlüsselpersonen aus Frustration oder wegen eines Burnouts das Unternehmen verlassen oder zu einem Konkurrenten abspringen.

Bessere Zusammenarbeit

Viele der heutigen Wissensarbeiter/innen arbeiten häufig in Teams zusammen. Sie nutzen auch Technologien, die es nicht erforderlich machen, dass sich die Teammitglieder im selben Raum, im selben Gebäude oder sogar im selben Land befinden, da die Menschen zunehmend auf Software für die Zusammenarbeit im Team, cloudbasierte Dateifreigabe und Audio-/Videokonferenzen setzen.

Dieser Wandel bringt neue Herausforderungen für die Kommunikation mit sich und bedeutet, dass Manager/innen die Zusammenarbeit erleichtern können, indem sie Gruppen helfen, effektiv zu kommunizieren, wenn sie die neuesten Technologien nutzen.

Weniger Konflikte am Arbeitsplatz

Viele Konflikte haben ihren Ursprung in falscher Kommunikation. Schlechte Kommunikation kann zu schlechten Beziehungen oder sogar zu einem giftigen oder feindseligen Arbeitsumfeld führen.

Der Aufbau einer klaren Kommunikation kann Missverständnissen zwischen Führungskräften und Beschäftigten vorbeugen. Dazu gehört es, den Kommunikationsstil zu verfeinern, der sich darauf konzentriert, anderen zuzuhören, Empathie zu zeigen und individuelle Unterschiede zu berücksichtigen.

Höhere Motivation

Psychologen haben herausgefunden, dass Menschen, die das „Warum“ eines Konzepts nicht verstehen, es weniger wahrscheinlich verstehen oder sich daran erinnern. Das gilt auch für viele Aspekte des Arbeitslebens.

Als Führungskraft ist es eine der wichtigsten Kommunikationsfähigkeiten, das „Warum“ zu hören und ein „Weil“ folgen zu lassen. Auf diese Weise kannst du nicht nur deine Mitarbeiter/innen motivieren, sondern auch Widerstände gegen die Umsetzung oder Befolgung von Richtlinien vermeiden, die aus komplexen oder nicht intuitiven Gründen eingeführt wurden.

Gefahren von schlechter Kommunikation

Schlechte Kommunikation hat ihren Preis

Obwohl der Wert effektiver Kommunikationsfähigkeiten offensichtlich zu sein scheint, sind sie nicht unbedingt allgegenwärtig. Das gefährdet die Fähigkeit von Unternehmen, profitabel zu arbeiten, ihre Strategie umzusetzen und flexibel auf die sich ändernden Kundenbedürfnisse zu reagieren.

Laut Gallup sind nur 17% der Beschäftigten der Meinung, dass in ihrem Unternehmen eine offene Kommunikation herrscht. Es überrascht daher nicht, dass 70 % der Beschäftigten sich selbst als weniger engagiert bezeichnen. Wenn die Kommunikation scheitert, wissen deine Mitarbeiter nicht, wie sie Prioritäten setzen sollen – und das senkt letztendlich die Zufriedenheit und die Arbeitsmoral.

8 Arten, wie schlechte Kommunikation deine Karriere bedroht

1. Geringes Engagement
2. Geringes Vertrauen
3. Geringere Rentabilität und verschwendete Ressourcen
4. Frustration/verringerte Arbeitszufriedenheit
5. Unfähigkeit, schnell zu handeln/verpasste Chancen
6. Falsche Ausrichtung
7. Langsames Wachstum
8. Geringere Kundentreue/Kundenabwanderung

Du willst deine Kommunikationsfähigkeiten verbessern? Fang mit Respekt an

Was bedeutet das für die Kommunikation am Arbeitsplatz? Kommunikation, egal ob mit einem Kollegen, einem Chef oder einem Kunden, ist keine Gelegenheit, um zu zeigen, wie klug oder überlegen du bist – aber es ist leicht, bei anderen den Eindruck zu erwecken, dass es dir nur darum geht.

Bei effektiver Kommunikation geht es um die Bedürfnisse der Zuhörer/innen. Auch wenn es widersinnig erscheinen mag, hilft dir ein „Zuhörer-zuerst“-Ansatz oft dabei, die Übermittlung deiner Botschaft zu strukturieren.

8 Tipps für die Entwicklung deiner Kommunikationsfähigkeiten.

1. Denke es durch. Es gibt viele Kommunikationsrahmen, aber wenn du deine Kommunikationsfähigkeiten verbessern willst, solltest du dir angewöhnen, bei jeder Kommunikation, die du erstellst, diese 5 Fragen zu durchdenken:

• Warum kommunizierst du?
• Wer ist der Empfänger, das Publikum oder der Teilnehmer?
• Was ist dein Ziel oder deine Absicht? Zu den üblichen Zielen der Arbeitskommunikation gehören: um Ressourcen, Beteiligung oder Erlaubnis bitten, informieren, überzeugen und Kontakte knüpfen.
• Was soll der Empfänger als Ergebnis der Kommunikation tun? Zu den üblichen Arbeitsaktionen gehören: eine E-Mail zur Genehmigung oder Erlaubnis senden; eine Aufgabe in einem System erledigen; Kommentare oder Daten für ein gemeinsames Arbeitsprodukt bereitstellen; sich für eine Veranstaltung anmelden; ein Tool oder eine Ressource herunterladen; bestätigen oder korrigieren. Hinweis: Auch wenn dein Ziel darin besteht, zu informieren, solltest du dir eine sachdienliche und unaufdringliche Art und Weise überlegen, wie du die andere Partei einbinden kannst.
• Welches Format eignet sich am besten, um dein Ziel zu erreichen?
• Wenn du Schwierigkeiten hast, diese fünf Fragen zu beantworten, ist das ein klares Zeichen dafür, dass du dir mehr Zeit nehmen solltest, um zu überlegen, wie und warum du kommunizierst. Teste dein Verständnis mit Kollegen oder deinem Vorgesetzten.

2. Gib der Sache Zeit. Gute Kommunikation profitiert davon, dass du genügend Zeit hast, sie zu durchdenken. Plane, was du sagen willst, und überprüfe deine Kommunikation, um sicherzugehen, dass sie auch wirklich das tut, was sie tun soll. Vor allem bei schriftlicher Kommunikation heißt das: überarbeiten, überarbeiten, überarbeiten. Denke daran: Gute Kommunikation mag mühelos erscheinen, aber sie ist es selten.
   
3. Mach es einfach. Am Arbeitsplatz hat die Kommunikation fast immer ein größeres Ziel. Die Menschen sind beschäftigt. Lass sie nicht zu viel arbeiten, um zu verstehen, was du sagst und was sie tun sollen.
   Sowohl in der schriftlichen als auch in der mündlichen Kommunikation bedeutet das oft, dass du mit deinem wichtigsten Punkt oder Ziel beginnst. Nenne dein Ziel und deinen Hauptpunkt im ersten Absatz oder zu Beginn einer Präsentation, damit deine Zuhörer wissen, worauf du hinaus willst. Füge dann die Details und Komplikationen hinzu.
   
4. Vereinfache. Konzentriere dich auf das, was wichtig ist. Schneide alles weg, was nicht nützlich ist. Eliminiere den Jargon. Auch wenn du nicht herablassend oder „stumpfsinnig“ sein willst, solltest du in der täglichen Kommunikation darauf achten, dass dein Gegenüber nicht zu viel Mühe hat, dich zu verstehen.
   Konzentriere dich mehr auf die ein oder zwei Botschaften, die du vermitteln willst. Überlege dir, wie du die Botschaft übermitteln willst, und schalte alle anderen Ablenkungen aus.
   Finde eine klare, einfache Formulierung, die deinen Punkt auf den Punkt bringt. Wiederhole ihn am Anfang, in der Mitte und am Ende und überlege dir, ob du ein einfaches Bild oder eine Metapher verwenden willst, um deinen Standpunkt klar und einprägsam zu machen.
   
5. Experimentiere und variiere. Arbeite daran, verschiedene Taktiken für unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse zu entwickeln. Konzentriere dich darauf, jeweils mit einem Aspekt deiner Kommunikation zu experimentieren. Achte zum Beispiel eine Woche lang besonders darauf, wie du deine informelle Kommunikation strukturierst. Dann probiere eine Woche lang verschiedene Strukturen für formelle Treffen oder Aktualisierungen aus.
   
6. Übe und reflektiere. Denke bewusst darüber nach, was in deiner täglichen Kommunikation gut läuft und was nicht. Vielleicht ist eine E-Mail an deinen Vorgesetzten nicht gut gelaufen: Lies sie noch einmal. Kannst du erkennen, wie sie falsch interpretiert worden sein könnte? Was würdest du beim nächsten Mal anders machen? Wenn ein Gespräch mit einem Kollegen oder einer Kollegin nicht zu den erwarteten Ergebnissen geführt hat, versuche herauszufinden, ob du klar kommuniziert hast, was du brauchst.
   
7. Betrachte das gesamte Paket. Überlege dir, ob du dich selbst bei ein paar Interaktionen aufzeichnen solltest, um herauszufinden, was du in deinem täglichen Umgang mit deinem Team alles kommunizierst. Nimmst du Augenkontakt auf? Ist dein Gesichtsausdruck entspannt und selbstbewusst oder angespannt? Forderst du als Führungskraft andere zum Mitmachen auf? Lässt du Raum für Fragen und Erklärungen?
   
8. Hol dir Feedback ein. Bitte einige vertrauenswürdige Mitarbeiter/innen und deinen Vorgesetzten, deine Kommunikationsfähigkeiten zu bewerten. Beginne damit, sie zu bitten, deine schriftliche und mündliche Kommunikation getrennt voneinander zu bewerten (auf einer Skala von 1-10). Stelle dann diese 3 Fragen:

• Womit sollte ich anfangen, um besser mit dir zu kommunizieren?
• Womit sollte ich in meiner Kommunikation mit dir aufhören?
• An welchem Bereich oder welcher Fähigkeit sollte ich arbeiten, um meine Kommunikation in diesem Unternehmen zu verbessern?

Wie du die Kommunikation bei der Remote Arbeit verbessert

Eine gute Kommunikation ist für Führungskräfte und Manager/innen bei der Fernarbeit noch wichtiger. Wenn du sie gut machst, kannst du Vertrauen und eine Verbindung zu deinem Team aufbauen und einige der Frustrationen vermeiden, die durch Fehlkommunikation entstehen. Es ist leicht, aus dem Takt zu kommen, wenn die Mitarbeiter/innen zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten und die üblichen zwischenmenschlichen Signale verpassen.

Hier sind einige Punkte, die du beachten solltest, um die Fernkommunikation zu verbessern:

Erwartungen klären

Nenne die Erwartungen im Voraus und wiederhole sie am Ende der Kommunikation. Noch besser ist es, wenn du die andere Person bittest, ihr Verständnis der Erwartungen noch einmal zu erklären.

Sorge für einen gegenseitigen Austausch

Wenn du aus der Ferne arbeitest und mit mehreren persönlichen und beruflichen Verpflichtungen jonglierst, kann es für deine Mitarbeiter/innen leichter sein, sich zurückzuziehen und sich nicht zu engagieren. Sei bewusster und kreativer, wenn es darum geht, anderen eine Rolle in der Kommunikation zu geben. Stelle Fragen, verwende Umfrage- und Ranking-Tools, bitte um Antworten in Form von Emojis, Gifs oder Ein-Wort-Beschreibungen.

Erinnere dich an die Macht des persönlichen Kontakts

Im flachen Raum eines Textes kann vieles falsch interpretiert werden, wenn nicht zusätzliche Hinweise wie der Tonfall und der Gesichtsausdruck berücksichtigt werden. Kommuniziere nicht nur per Text oder Chat. Ein gut vorbereitetes Teamtreffen oder ein kurzer Anruf kann eine bessere Verbindung und ein gemeinsames Verständnis schaffen und den anderen die Möglichkeit geben, Bereiche, die nicht übereinstimmen, aufzudecken.

Fokus auf Qualität

Da die Menschen ihre Zeit noch mehr schützen wollen, solltest du dafür sorgen, dass Live-Events gut durchdacht sind. Verschicke Tagesordnungen, Sitzungsziele oder Hintergrundinformationen im Voraus, damit sich die Teilnehmer/innen auf produktive Gespräche vorbereiten können.

Schaffe informellen Raum

Die Annahme guter Absichten und eine Kultur des Austauschs sind die Grundlage für eine effektive Kommunikation im Arbeitsalltag. Ohne Gelegenheiten zum zwanglosen Austausch lassen sie sich nur schwer aufbauen und erhalten.

Sorge zeigen

Du musst nicht viel Zeit damit verbringen, dich bei deinen Mitarbeitern zu melden und sie nach ihrem Privatleben zu fragen, aber es lohnt sich mehr denn je, sich daran zu erinnern, dass die Empfänger deiner Kommunikation echte Menschen sind, die ihre eigenen Herausforderungen, Ablenkungen, Hoffnungen und Ängste haben. Bevor du ein Videotelefonat führst oder eine E-Mail verschickst, stell dir die Person am anderen Ende der Leitung vor.

Fazit

Jedes Jahr steht Kommunikation ganz oben auf der Liste der von Arbeitgebern gefragten Fähigkeiten. Dafür gibt es einen Grund. Kommunikation sorgt dafür, dass unsere beruflichen und persönlichen Beziehungen reibungslos funktionieren. Auf diese Weise zeigen wir, dass wir uns kümmern, Veränderungen anstoßen und Dinge erledigen.

Das ist Grund genug, diese wichtigen Fähigkeiten zu verbessern – und zwar ständig. Zum Glück können wir alle lernen, besser zu kommunizieren