Alles über Asynchrone Kommunikation bei der Remotearbeit

Willst du die Produktivität und Kommunikation in deinem Remote-Team verbessern?

Gute Kommunikation ist das Geheimnis, damit Remotearbeitskräfte im Homeoffice zusammenarbeiten können, obwohl sie weit voneinander entfernt sind.

Eine effektive Lösung für höhere Produktivität und bessere Kommunikation ist eine Kombination aus asynchroner und synchroner Kommunikation.

Aber was ist asynchrone Kommunikation? Und wie unterscheidet sie sich von synchroner Kommunikation?

Das erfährst du in dieser Kurzanleitung.

Wir gehen darauf ein, was jeden Kommunikationsstil einzigartig und wichtig macht. Dann vergleichen wir die Vor- und Nachteile beider Kommunikationsformen und geben dir unsere besten Tipps, wie du beide Methoden zu deinem Vorteil nutzen kannst.

Fangen wir also mit den Grundlagen an:

Was ist asynchrone Kommunikation und synchrone Kommunikation?

? Die synchrone Kommunikation ist die am häufigsten verwendete Form der Kommunikation in der Geschäftswelt.

Hier wird von den Beschäftigten erwartet, dass sie während des gesamten Arbeitstages mit ihren Kolleg/innen und der Geschäftsführung in Kontakt bleiben. Außerdem wird von ihnen erwartet, dass sie sofort auf Nachrichten antworten, egal was sie gerade tun.

Du kannst dir das gut mit einer traditionellen Büroumgebung vorstellen. Ein Kollege oder eine Kollegin kann jederzeit an deinem Schreibtisch vorbeikommen und eine Frage stellen. Oder eine Vorgesetzte kann jemanden in ihr Büro rufen, um sich nach dem neuesten Stand eines Projekts zu erkundigen.

In einer Remote-Umgebung ist das so, als würdest du deinem Teammitglied eine Slack- oder Skype-Nachricht schicken und erwarten, dass du innerhalb weniger Minuten (wenn nicht sogar Sekunden) eine Antwort erhältst.

Das Ziel ist dasselbe: eine sofortige Antwort zu erhalten, sobald du dich meldest.

Asynchrone Kommunikation ist das Gegenteil von synchroner Kommunikation: Von den Beschäftigten wird nicht erwartet, dass sie sofort auf Nachrichten antworten.

Bei der asynchronen Kommunikation können Remote arbeitende dann antworten, wenn es für sie am besten ist. Sie haben keinen Zeitdruck und müssen sich keine Sorgen machen, jemanden auf eine Antwort warten zu lassen.

Wie du dir sicher vorstellen kannst, gibt es Vor- und Nachteile, wenn du beide Kommunikationsformen in deinem virtuellen Team einsetzt.

Die Vor- und Nachteile von asynchroner und synchroner Kommunikation für Remotearbeitskräfte

Bevor du zu einem ausschließlich asynchronen Kommunikationsstil übergehst, solltest du die Nachteile beider Kommunikationsstile kennen.

? Asynchrone Kommunikation verbessert die Konzentration und Produktivität.

Mit asynchroner Kommunikation haben Remote Arbeitskräfte eine bessere Chance, produktiv und konzentriert zu bleiben. Anstatt ständig Nachrichten abzurufen und zu beantworten, können sie sich über längere Zeiträume hinweg auf die Arbeit konzentrieren.

Dieser Produktivitätsschub bedeutet, dass du eine bessere Qualität deiner Arbeit erreichst. Ein Team mit weniger Ablenkungen und höherer geistiger Leistungsfähigkeit steigert deine Effizienz, hält die Fristen ein und minimiert Fehler.

Synchrone Kommunikation frisst diese Produktivität auf, vor allem wenn du während der Arbeitszeit deines Teams ständig Nachrichten beantworten musst.

? Synchrone Kommunikation erzeugt unnötigen Stress.

Synchrone Kommunikation kann zu unnötigem Stress und Ängsten führen, wenn Fernarbeitskräfte ständig nachfragen müssen, um sicherzustellen, dass sie nichts verpassen.

Anstatt sich auf die Arbeit konzentrieren zu können, müssen sie sich darum bemühen, Nachrichten zeitnah zu beantworten (egal zu welcher Tageszeit).

Das führt zu einem weiteren Problem: Wenn Fernarbeitskräfte synchron kommunizieren, sind sie immer in einem reaktiven Zustand. Sie haben keine Zeit, über Probleme nachzudenken und ihre Antworten gut zu formulieren.

Du kannst beobachten, wie Teammitglieder sich beeilen um eine Antwort zu geben, damit es nicht so aussieht als hätten sie die Nachricht verpasst oder zu lange gebraucht, um zu antworten.

Aber was ist, wenn du eine dringende Nachricht hast oder eine zeitkritische Deadline, die sofortige Aufmerksamkeit erfordert?

Es gibt eine Zeit und einen Ort für beides; hier erfährst du, wie du es richtig machst

In Remotearbeitsumgebungen ist es besser, eine Kombination aus synchroner und asynchroner Kommunikation zu verwenden. Damit du weißt, wann du welche Art der Kommunikation nutzen solltest, solltest du die folgenden fünf Best Practices beachten:

1. Festgelegte Kommunikationszeiten einrichten

Der beste Weg, um eine kontinuierliche Kommunikation zwischen dir und deinem Team zu gewährleisten, ist, eure Erwartungen zu formulieren und gemeinsam zu arbeiten.

Für asynchrone Kommunikationszeiten:

Bitte deine Teammitglieder eine Zeit festzulegen zu der sie sich bei dir melden, um das Projekt zu aktualisieren. Das kann ein paar Mal pro Woche sein, jeden Tag zu einer bestimmten Zeit, usw.

Dein Remote-Teammitglied sollte diese Zeit festlegen, damit es eine kohärente und informative Antwort vorbereiten kann. Außerdem können sie die Kommunikation so planen, dass sie nicht mit einem ihrer Zeitfenster kollidieren, auf das sie sich besonders konzentrieren.

So weißt du, dass alles nach Plan läuft, ohne dass du ständig nachfragen musst.

Für synchrone Kommunikationszeiten:

Du bist derjenige, der das Kommunikationsfenster festlegt. Wenn du diese Zeit jeden Tag oder jede Woche festlegst, wird von deinen Teammitgliedern erwartet, dass sie sich aktiv an der Kommunikation beteiligen.

Dies ist die Zeit, in der du dringende Angelegenheiten mit ihnen teilst – z. B. neue oder aktualisierte Informationen über eine Markteinführung, eine Werbeaktion, einen zeitkritischen Projektmeilenstein und mehr.

Nimm dir nur eine Stunde oder weniger für diese Kommunikation vor. So vergeudet dein Team keine wertvollen produktiven Stunden mit dem Einchecken und bekommt die Nachricht trotzdem.

Und wenn du keine dringenden Angelegenheiten hast, schicke eine Nachricht, dass du dich nicht melden musst. So hat dein Team mehr Zeit zum Arbeiten, ohne eine Pause zum Plaudern zu erwarten.

2. Erstelle eine hybride Kommunikationsrichtlinie

Vielleicht möchtest du eine hybride Richtlinie erstellen, in der du deinen Mitarbeitern sagst, dass du innerhalb von 24 Stunden eine Antwort auf deine Nachrichten erwartest. Das verringert den Druck, sofort zu antworten, wenn eine Nachricht eingeht, stellt aber sicher, dass du rechtzeitig eine Antwort erhältst.

3. Sende nur gezielte Nachrichten an diejenigen, die sie brauchen

Vermeide es, @Kanal-Erwähnungen in Kommunikationstools wie Slack zu verwenden. Das kann Leute anlocken, die nicht auf die Nachricht aufmerksam gemacht werden müssen, was die Produktivität bremst und zu „zu vielen Köchen in der Küche“ führen kann.

Und wenn die Mitarbeiter/innen mit Nachrichten überschwemmt werden, die sie nicht betreffen, achten sie weniger auf Benachrichtigungen und verpassen vielleicht etwas Wichtiges.

Verwende stattdessen die Namen der einzelnen Mitarbeiter, damit sie beim Abrufen ihrer Nachrichten auf die entsprechenden Konversationen zurückgreifen können.

4. Detaillierte Nachrichten reduzieren den Bedarf an synchroner Kommunikation

Wenn du dich einfach meldest und sagst: „Hey, melde dich, wenn du Zeit hast“, verschwendest du wertvolle Zeit, ohne viel zu erreichen.

Da die Mitarbeiter/innen in verschiedenen Zeitzonen arbeiten und die Kommunikation asynchron verläuft, kann es ganze 24 Stunden dauern, bis du eine Antwort erhältst. Dann musst du deine Nachricht erklären und möglicherweise weitere 24 Stunden warten, bis das Problem gelöst wird.

Ein weiterer hilfreicher Tipp, um die Kommunikation zu vereinfachen, ist, deinen Teammitgliedern immer detaillierte Nachrichten zukommen zu lassen.

Das kann bedeuten, dass du detaillierte Projektübersichten, Links zu Dokumenten oder anderen Ressourcen oder E-Mail-Threads in deine Anfrage einfügst. Egal, wann deine Mitarbeiter deine Nachricht erhalten, sie sollten alles haben, was sie brauchen, um loszulegen.

Die Aufnahme eines Videos kann sich ebenfalls als hilfreich erweisen, da die Teammitglieder jederzeit darauf zurückgreifen können, wenn sie Fragen haben oder weitere Hilfe benötigen.

Dies ist eine gute Möglichkeit, asynchrone Kommunikation zu nutzen, ohne dass auf beiden Seiten Zeit verloren geht.

5. Erstelle ein Kommunikationsprotokoll für Notfälle

Auch wenn du dich bemühst, asynchron und produktiv zu bleiben, werden immer wieder Probleme auftauchen. Mit einem Kommunikationsprotokoll für Notfälle kannst du deinen Mitarbeitern mitteilen, wenn dringende Angelegenheiten sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Vielleicht möchtest du Nachrichten markieren oder ein bestimmtes Codewort verwenden, um sie als vorrangig zu kennzeichnen.

Oder richte einen Slack-Kanal nur für diese dringenden Momente ein, z. B. wenn ein Projekt auf Eis gelegt werden muss, ein Virus dein System plagt, Fristen vorverlegt werden, die Leiter der Berichterstattung wechseln usw.

So können die Teammitglieder ungestört arbeiten und du hast die Gewissheit, dass du in Kontakt bleibst. Missbrauche dieses Notfallsystem aber nicht und reserviere es nur für ernsthafte, hochrangige Hindernisse.

Nutze die Vorteile der asynchronen Kommunikation noch heute und beobachte, wie die Produktivität deines Teams ansteigt

Jetzt, da du mehr über die Unterschiede zwischen diesen Kommunikationsformen und die Vor- und Nachteile der jeweiligen Nutzung weißt, bist du besser gerüstet, um die Kommunikation in deinem Remote-Team zu optimieren.

Beginne damit, die fünf besprochenen Best Practices zu befolgen und deine Erwartungen klar zu formulieren. Dann frage deine Teammitglieder nach ihrer Meinung.

Du kannst deine Nachrichtenpräferenzen so anpassen, dass du die Vorteile jedes Kommunikationsstils nutzt, dich besser mit Teammitgliedern in verschiedenen Zeitzonen verbinden kannst und gleichzeitig die Produktivität steigerst.