Konstruktives Feedback geben – Regeln und Beispiele für gute Kommunikation

Konstruktives Feedback kann eine positive Veränderung der Leistung oder eines bestimmten Verhaltens bewirken.

Lerne, wie du Feedback geben kannst, das zu einer gesunden Firmenkultur und einem gesunden Leben führt.

💡 Jede Art von Feedback in konstruktives zu verwandeln ist eine Kunst die gelernt sein will. Die, wenn gemeistert, ein unglaublicher Lebensskill ist.

Was ist Feedback?

Der Begriff „Feedback“ wird verwendet, um hilfreiche Informationen oder Kritik über frühere Handlungen oder Verhaltensweisen einer Person zu beschreiben, die an eine andere Person (oder eine Gruppe) weitergegeben werden, die diese Informationen nutzen kann, um aktuelle und zukünftige Handlungen und Verhaltensweisen anzupassen und zu verbessern.

Feedback entsteht, wenn eine Umgebung auf eine Handlung oder ein Verhalten reagiert. Zum Beispiel ist „Kundenfeedback“ die Reaktion der Käufer auf die Produkte, Dienstleistungen oder Richtlinien eines Unternehmens; und „Leistungsfeedback“ ist die Reaktion der Mitarbeiter/innen auf das Feedback ihrer Vorgesetzten – der Informationsaustausch umfasst sowohl die erwartete als auch die gezeigte Leistung.

Wer würde bestreiten, dass Feedback eine gute Sache ist?

Alle können von Feedback profitieren. Sowohl der gesunde Menschenverstand als auch die Forschung machen es deutlich: Feedback und die Möglichkeit, dieses Feedback zu nutzen, hilft, sich zu verbessern und weiterzuentwickeln, egal ob es sich um eine Einzelperson, eine Gruppe, einen Geschäftsbereich, ein Unternehmen oder eine Organisation handelt.

Außerdem ermöglicht es uns, die Kommunikation mit anderen aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

💡 Effektives Feedback wird in einer Zeit des Lernens gegeben, in der noch Zeit ist,
darauf zu reagieren.

Feedback kann in folgenden Formen gegeben werden:

• Schriftliche Kommentare
• Elektronische Kommentare
• Besprechungen mit Einzelpersonen
• Vorschläge von Gleichaltrigen

Feedback ist:

• basiert auf Beobachtungen vor Ort
• eine Möglichkeit, zu informieren und zu lehren
• ein Instrument zur Verbesserung der Leistung am Arbeitsplatz
• etwas, für das die Mitarbeiter bereit und offen sein sollten

Feedback ist nicht:

• eine Bewertung
• ein Urteil
• etwas Persönliches – es geht um die Arbeitsleistung

Wie sieht gutes Feedback aus?

Probiere es selbst aus! Übe das Geben von Feedback mit einem Partner oder nimm dich selbst auf und höre dir das Playback an. Und achte darauf, dass du folgende häufige Fehler vermeidest, die dazu führen können, dass dein Feedback zu einem Streit wird:

• Wähle immer nur ein Thema! Wenn du dich auf zu viele Fähigkeiten oder Verhaltensweisen auf einmal konzentrierst, ist das verwirrend und überwältigend und kann sich wie ein Rundumschlag anfühlen.
• Sei nicht zu kritisch und konzentriere dich nicht zu sehr auf das Negative. Feedback sollte die andere Person dazu anspornen, sich zu verbessern, und sie nicht dazu bringen, sich darin zu suhlen, was sie falsch gemacht hat. Wenn du ein gutes Feedback mit einem negativen Feedback verbindest, ist es leichter zu schlucken.
• Aber weiche auch echten Problemen nicht aus. Wenn es ein Problem gibt, scheue dich nicht, es zu benennen.
• Vermeide vage Formulierungen. Verwende konkrete Beispiele und verbinde diese Verhaltensweisen mit den Auswirkungen, die sie haben.
• Lass dem Empfänger deines Feedbacks genügend Zeit, um Fragen zu stellen oder zu beantworten und auf das Gesagte einzugehen.

Effektives Feedback ist:

• Klar auf den Punkt gebracht: Ein wirksames Feedback ist möglich, wenn der Empfänger die ihm übermittelte Botschaft richtig versteht.
• Zur richtigen Zeit
• Spezifisch
• Gekoppelt mit einer positiven Haltung
• Wahrhaftig repräsentativ
• Unpersönlich
• Informativ

5 Regeln für konstruktives, positives Feedback

Feedback zu geben, ist ein wichtiger Teil des Leistungsmanagements. Dein Tonfall, deine Körpersprache und deine Wortwahl können beeinflussen, wie dein Feedback ankommt. Hier sind einige Tipps, die dir helfen, Feedback effektiver zu geben:

1. Gib regelmäßig Feedback. Manche Menschen sehen den Feedbackprozess mit Grauen. Niemand hat Freude an schwierigen Gesprächen und deshalb schieben Teamleiter/innen persönliche Feedbackgespräche oft auf.
   
   Es ist jedoch wichtig, regelmäßig Feedback zu geben. Regelmäßiges Feedback stellt sicher, dass Leistungsprobleme in Echtzeit behoben werden, anstatt sich im Laufe eines Quartals oder Jahres zu verschlimmern.
   
   Regelmäßige Feedbackgespräche normalisieren den Prozess des Feedbackgebens und -empfangens, stärken die Kommunikationsfähigkeit beider Parteien und machen schwierige Gespräche einfacher.
   
2. Bedenke deine eigenen Absichten. Das Ziel von Feedback ist nicht, dass sich eine Person schlecht fühlt oder ihr Selbstwertgefühl sinkt. Ein Feedback, das nur darauf abzielt, einen Mitarbeiter zu bestrafen oder zu verunglimpfen, ist in der Regel nicht produktiv und führt nur zu einer Abwehrhaltung.
   
   Bevor du ein Feedback gibst, solltest du dir Zeit nehmen, deine eigenen Absichten zu überdenken. Hast du vor, negatives Feedback zu geben, um Dampf abzulassen oder deine eigene Dominanz zu behaupten? Diese Art von Feedback führt selten zu effektiven Ergebnissen und wird das Verhalten oder die Leistung einer Person wahrscheinlich nicht verändern.
   
   Wirksames Feedback entsteht in der Regel aus dem aufrichtigen Wunsch, jemandem zu helfen, sich zu verbessern, und nicht, um einen persönlichen Rachefeldzug zu führen.
   
3. Gleiche kritisches Feedback mit Lob aus. Das nützlichste Feedback ist ein Gleichgewicht aus positiver Verstärkung und Kritik an verbesserungswürdigen Bereichen.
   
   Wenn du jemanden mit Kritik überhäufst, wird er wahrscheinlich defensiv werden und sich zurückziehen, anstatt sich auf Verbesserungen und Problemlösungen einzulassen. Obwohl es wichtig ist, Teammitglieder darauf hinzuweisen, wenn sie etwas falsch machen, ist es genauso wichtig, sie zu loben, wenn sie etwas gut machen.
   
   Wenn du ein Feedbackgespräch mit einer positiven Bemerkung beendest, trägt das sehr dazu bei, das Engagement und die Arbeitsmoral deiner Mitarbeiter/innen zu steigern, ohne dass du deinen Standpunkt verlierst.
   
4. Sei spezifisch und klar. Feedbackgespräche und Leistungsbeurteilungen sind eine Gelegenheit, gute Leistungen zu loben und hartes Feedback zu geben, aber viele Menschen tappen in die Falle, vage Plattitüden oder verwirrend weit gefasste Kommentare abzugeben.
   
   Das Ziel sollte sein, umsetzbares Feedback mit konkreten Beispielen für negative und positive Dinge zu geben, die das Teammitglied getan hat. Wenn du jemandem zum Beispiel sagst, dass seine/ihre Arbeit „verbesserungswürdig“ ist oder „auf die nächste Stufe gehoben werden muss“, wird es ihm/ihr wahrscheinlich schwer fallen, dein Feedback zu interpretieren und danach zu handeln. Gutes Feedback besteht aus konkreten Vorschlägen, nicht aus zweideutigen Bemerkungen.
   
5. Mache es zu einem zweiseitigen Gespräch. Effektives Mitarbeiterfeedback sollte ein Dialog sein, kein Monolog. Du solltest offen sein für das Feedback deiner Kollegen und Kolleginnen.
   
   Ein gegenseitiges Feedback kann nicht nur ein offenes und ehrliches Arbeitsklima fördern, sondern dir auch dabei helfen, deine eigene Leistung und dein Verhalten zu verbessern.
   
   Sei bereit, Feedback und Kritik entgegenzunehmen, und ermutige jeden Mitarbeiter, offen und ehrlich mit dir zu sprechen. Ehrliches Feedback zu geben und zu erhalten, sollte ein Prozess sein, an dem das ganze Team beteiligt ist.

Positives Feedback formulieren – Beispiele

Beispiele für positives Feedback:

Beispiel 1: Wenn ein Teammitglied ein Ziel erreicht oder übertrifft.

Hier kannst du sagen:

„Gute Arbeit bei deinem letzten Bericht. Du hast dein monatliches Ziel um über 50% übertroffen! Deine harte Arbeit wird einen wichtigen Beitrag zu unserem Unternehmensziel für dieses Semester leisten.“

💡Tipp: Vermeide vage Rückmeldungen wie „gut gemacht“ oder „gute Arbeit“. Wenn eine Mitarbeiterin hart arbeitet um ein Ziel zu erreichen oder zu übertreffen, ist es wichtig, dass du in deinem Feedback konkret wirst.

Achte darauf, dass du erwähnst, wie ihr Beitrag dem Gesamtziel des Unternehmens zugute kommt.

Beispiel 2: Wenn dein Mitarbeiter die Initiative ergreift.

Hier kannst du sagen:

„Danke, dass du heute die Initiative ergriffen und angeboten hast, unser Treffen zu leiten. Du hast gezeigt, dass du in der Lage bist, die Verantwortung zu übernehmen und unsere Mitarbeiter dazu zu bringen, gut zusammenzuarbeiten. Deine großartigen Kommunikationsfähigkeiten haben allen das Gefühl gegeben, gehört zu werden!“

💡 Tipp: Bedanke dich bei deinen Mitarbeitern dafür, dass sie die Initiative ergriffen haben, indem du aufzählst, wie sich ihr Handeln positiv auf das Unternehmen ausgewirkt hat. Dein Feedback sollte konkret sein und sofort ausgesprochen werden. Warte nicht bis zur nächsten Sitzung oder Mitarbeiterbeurteilung, um dein Feedback zu geben.

Beispiel 3: Wenn dein Mitarbeiter die Extrameile geht.

Hier kannst du sagen:

„Ich habe deine Präsentation erhalten. Danke, dass du sie drei Tage vor dem Abgabetermin eingereicht hast. Deine Präsentation enthielt alle Informationen und Zahlen, die wir für unsere Entscheidung brauchten. Die zusätzliche Arbeit und die Zeit, die du in diese Präsentation gesteckt hast, waren spürbar. Tolle Arbeit!“

💡 Tipp: Dein Feedback sollte beinhalten, wie sich die zusätzlichen Anstrengungen der Mitarbeiter/innen positiv auf das Unternehmen auswirken werden. Vermeide es, Kollegen oder Gleichaltrigen Feedback zu geben. Gehe stattdessen auf den betreffenden Mitarbeiter zu und gib ihm ein konkretes Feedback.

Beispiel 4: Wenn dein/e Mitarbeiter/in seinen/ihren Kolleg/innen hilft.

Hier kannst du sagen:

„Danke, dass du unseren neuen Mitarbeitern geholfen hast, indem du ihnen unseren Personalprozess erklärt hast. Du hast unseren Personalprozess klar und präzise dargestellt. Dank eurer Teamarbeit können sich unsere neuen Mitarbeiter schnell einarbeiten und sich in ihre neue Rolle einleben. Deine Initiative ist ein großer Gewinn für das Team.“

💡 Tipp: Erkenne ihre Leistung an (was sie getan haben) und nicht ihre Einstellung oder Persönlichkeitsmerkmale. Außerdem solltest du betonen, wie ihr Handeln dem Team zugute kommt.

Beispiel 5: Wenn dein Mitarbeiter einen Vertrauensvorschuss braucht.

Hier kannst du sagen:

„Gute Arbeit bei der Lösung der Kundenbeschwerde gestern. Deine Fähigkeit, mit Problemen souverän umzugehen, war schon immer ein wertvoller Beitrag für unser Unternehmen. Du hast großartige Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten gezeigt. Mach weiter so!“

💡 Tipp: Nenne die Fähigkeiten, die du bewunderst, und nenne ein Beispiel dafür, wie ihre positiven Beiträge dem Unternehmen geholfen haben.

Beispiel 6: Wenn dein Mitarbeiter eine Herausforderung meistert.

Hier kannst du sagen:

„Tolle Arbeit bei deinem letzten Pitch heute! Ich weiß, dass es bei dieser Präsentation viele Hindernisse gab, aber deine harte Arbeit war bemerkenswert. Deine Botschaft war klar, konsequent und gut recherchiert. Deine Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten haben sich im letzten Jahr stark verbessert.“

💡 Tipp: Hebe in deinem Feedback hervor, welche Fähigkeiten du gezeigt hast, um die Herausforderung zu meistern.

Beispiel 7: Wenn dein Mitarbeiter neue Ideen einbringt.

Hier kannst du sagen:

„Du hast gestern in unserer Strategiesitzung eine ausgezeichnete Idee vorgeschlagen. Vielen Dank, dass du einen gut ausgearbeiteten Bericht über Forschung und Risikoabschätzung beigefügt hast. Dein Vorschlag könnte unserer Abteilung helfen, die Verkaufszahlen zu steigern und unsere monatlichen Ziele zu erreichen. Gut gemacht!“

💡 Tipp: Achte darauf, wie sich die neuen Ideen deiner Mitarbeiter/innen auf das Gesamtziel des Unternehmens auswirken werden.

Wie läuft Feedback geben ab – Die Feedback Schleife

Es gibt zwei Arten von Feedback-Zyklen, die du in deinem Unternehmen einsetzen kannst – positive und negative Feedback-Schleifen.

Es ist wichtig zu wissen, dass negative Feedbackschleifen keineswegs schlecht sind. Der Name besagt nicht, dass der Kreislauf weniger effektiv oder störend ist. Vielmehr geht es bei negativen Feedbackschleifen darum, Feedback von einer anderen Zielgruppe einzuholen.

Während eine positive Feedbackschleife als ein Prozess definiert werden kann, bei dem Kommentare von den Beschäftigten eingeholt werden, konzentriert sich eine negative Feedbackschleife auf das Kundenfeedback zu den Produkten oder Dienstleistungen des Unternehmens.

Positive Feedback-Schleifen

In der positiven Feedbackschleife berücksichtigen die Führungskräfte die von den Beschäftigten gemeldeten Probleme und führen dann Änderungen ein, um das Problem zu lösen.

Die Schleife entsteht durch den fortlaufenden Prozess, bei dem die Rückmeldungen der Beschäftigten aufgenommen, die notwendigen Änderungen vorgenommen und dann weitere Überlegungen angestellt werden.

Dieser Feedbackkreislauf trägt also dazu bei, interne Prozesse, die tägliche Arbeit und den gesamten Arbeitsplatz zu verbessern.

Negative Feedbackschleifen

Eine negative Feedbackschleife optimiert das Produkt oder die Dienstleistung eines Unternehmens auf der Grundlage des Kundenfeedbacks. Daher werden Beschwerden, Ideen und Rückmeldungen von Kunden bei der Neugestaltung oder Erfindung eines neuen Produkts berücksichtigt. Aber der Prozess hört hier nicht auf.

Nach jeder Iteration werden die Kunden erneut um ihr Feedback gebeten. Deshalb nennt man das einen Feedback-Zyklus.

Die Aufgabe dieser Feedbackschleifen ist es, den Unternehmen einen klaren, routinemäßigen Prozess für die Aufnahme von Antworten zu bieten. So wird sichergestellt, dass die Rückmeldungen in geordneter Weise eingehen, sorgfältig verarbeitet und von der Unternehmensleitung sorgfältig geprüft werden.

Die Schritte einer Feedbackschleife

Unternehmen und Menschen müssen die drastische Bedeutung von Feedback erkennen – ihr wärt verrückt, wenn ihr das nicht tun würdet! Jede Kritik und jede Beschwerde (oder jedes Lob), die du erhältst, sollte berücksichtigt werden, denn sie kann der Schlüssel zur Weiterentwicklung deines Unternehmens sein.
Was sind die Schritte einer Feedbackschleife?

Schauen wir uns die Schritte einer Feedbackschleife genauer an.

1. Frag nach Feedback.

Teile eine Bitte um Feedback von investierten Parteien. Du kannst Filestage nutzen, um Feedback zu Inhalten wie Bildern, Videos, Texten oder Audiodateien zu sammeln. Wenn du nach Verbraucherfeedback zu einem Produkt oder einer Dienstleistung suchst, kannst du auch eine Umfrage, ein Kundenfeedbackformular oder einen Fragebogen verwenden.

2. Nimm das Feedback entgegen.

Jetzt ist es an der Zeit, die Antworten, die du von Mitarbeitern oder Kunden erhalten hast, zu sammeln und auszuwerten. Ein Feedback-Tool wie Filestage macht es deinen Kolleginnen und Kollegen leicht, präzises Feedback zu Dateien zu hinterlassen und sogar Inhalte miteinander zu diskutieren. Außerdem hast du alle Kommentare an einem einzigen Ort.

Wenn du Antworten von Kunden sammelst, kannst du das Feedback direkt in deinem Umfragetool sammeln, sortieren und auswerten, oder du kannst die Ergebnisse in Tabellen oder Diagrammen anzeigen, die die wichtigsten Antworten hervorheben.

3. Feedback umsetzen.

Nachdem du alle eingegangenen Rückmeldungen ausgewertet hast, musst du entscheiden, wie du das Feedback umsetzen willst. Wahrscheinlich kannst du nicht jedes einzelne Feedback umsetzen, aber du solltest jeden Kommentar prüfen und überlegen, was du daraus lernen kannst.

Im Allgemeinen sollten Änderungen, die mehrmals von verschiedenen Personen gefordert werden, mehr Einfluss auf deine nächste Entscheidung haben.

Bei positiven Feedbackschleifen, bei denen du Rückmeldungen von Beschäftigten erhalten hast, ist es immer gut, unklare Punkte zu besprechen, bevor du Anpassungen vornimmst.

Wenn das Feedback von Kunden kam, ist es sinnvoll, ein internes Treffen mit den Beteiligten aus dem Kundenerfolgs-, Produkt- und Marketingteam abzuhalten, um die Ergebnisse zu besprechen und zu entscheiden, wie das Feedback in deine Produkte und Dienstleistungen umgesetzt werden soll.

4. Eine weitere Feedbackrunde oder eine Freigabe erhalten.

Wenn du die Überarbeitung auf der Grundlage deiner Entscheidung in den vorherigen Schritten abgeschlossen hast, kannst du eine weitere Feedbackrunde durchführen, um zu sehen, ob die Mitarbeiter/innen oder Kund/innen mit den Änderungen zufrieden sind.

Indem du deinem Team und den Kunden (je nach Art des Feedback-Zyklus) zeigst, wie du auf ihre Ideen reagiert hast, kannst du außerdem den positiven Umgang des Unternehmens mit Feedback demonstrieren.

5. Schließe die Feedbackschleife ab.

Wenn die Mehrheit der Reaktionen auf die in den vorherigen Schritten vorgenommenen Änderungen positiv ausfällt, kannst du diese Feedbackschleife als abgeschlossen markieren.

Es mag einfach klingen, aber Feedbackschleifen können knifflig werden, wenn du ständig eine Menge Feedback erhältst. Deshalb empfehlen wir dir, eine spezielle Feedbacksoftware zu verwenden. In einem späteren Abschnitt gehen wir näher auf die Software-Optionen ein.

Wie soll ich nach Feedback fragen?

Eine Möglichkeit, Spannungen im Zusammenhang mit dem Geben und Empfangen von Feedback abzubauen, besteht darin, öfter darum zu bitten.

Je mehr Feedback in deine Routine eingebaut wird, desto weniger Stress baut sich bei Feedbackgesprächen auf. Auch wenn wir bei Culture Amp eine Vorliebe für Feedback haben (einer unserer Werte ist es, durch Feedback schneller zu lernen), glauben wir wirklich, dass Feedback der beste Weg ist, um zu wachsen und sich zu entwickeln.

Beginne damit, dein Team um Feedback zu bitten, indem du die folgenden Fragen stellst:

1. Gibt es etwas, das ich verbessern kann?
2. Kannst du mir sagen, wie du dich dabei gefühlt hast?
3. Was hat dir an meinem Projekt/ meiner Präsentation gefallen?

Die Vorteile eines Feedback Prozesses

Es ist wichtig, dass Unternehmen zeigen, dass sie jeden, der zu ihrem Betrieb beiträgt, wertschätzen. CEOs, Direktoren und Manager müssen angesichts des Feedbacks Bescheidenheit zeigen. Wenn du deutlich machst, dass du die Vorschläge respektierst und bereit bist, auf sie einzugehen, ist es viel wahrscheinlicher, dass du einen positiven Eindruck von deinem Unternehmen hinterlässt.

Das gilt für die Kunden, die bei dir einkaufen, und auch für die Mitarbeiter, die für dich arbeiten. Von diesen beiden Gruppen kommt das Feedback am ehesten.

💡 Wenn du zeigst, dass du ihre Gedanken und Meinungen schätzt – unabhängig von ihrer Position in deinem Unternehmen oder davon, wie viel sie bei dir ausgeben -, ist es viel wahrscheinlicher, dass du eine starke Gemeinschaft von treuen Anhängern aufbaust.

Dies sind die wichtigsten Vorteile, die du durch die Einführung eines soliden Feedback-Prozesses erzielen kannst:

• Mache es einfach und mühelos, Feedback zu sammeln.
• Sortiere, bewerte und bearbeite das Feedback auf strukturierte Art und Weise.
• Du erhältst wertvollen Input von Mitarbeitern und Kunden.
• Verbessere deine Arbeit und dein Arbeitsumfeld auf der Grundlage des Mitarbeiterfeedbacks.
• Verbessere deine Produkte und Dienstleistungen auf der Grundlage des Kundenfeedbacks.
• Baue starke Beziehungen zu deinen Mitarbeitern und Kunden auf.

Die 3 W Feedback Methode

Bei der 3W Methode geht es darum, folgende Punkte zu beachten um eine konstruktive Umgebung zu erhalten.

 1. Wahrnehmung: 

Was ist mir aufgefallen? Was habe ich erlebt? Was genau ist geschehen? 

• Beispiele, Fakten, Beobachtbares, konkrete Situation 

  2. Wirkung: 

Wie ging es mir dabei? Welchen Eindruck macht das auf mich?   

• Ich-Botschaften, Empfindungen, Interpretationen 

  3. Wunsch:   

Was würde ich mir in Zukunft stattdessen wünschen?   

• konstruktiver Vorschlag  

Fazit

Jetzt, da du die Feedbackschleifen und ihre Vorteile kennst, bist du bereit, diese Strategie in deinem Unternehmen einzuführen.

Mit einem Feedbackkreislauf kannst du die Angebote deines Unternehmens an die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter und Kundinnen anpassen. Das ist eine einfache, aber sehr effektive Methode, um alle, die in dein Unternehmen investieren – auf allen Ebenen – zufrieden zu stellen und deiner Marke treu zu bleiben.